Les étapes de l’archivage

1. Élimination de la documentation librement éliminable (circulaires, journaux officiels, magazines, comptes rendus de réunions et budgets des structures intercommunales auxquelles appartient la collectivité).
2. Élimination des archives communales dépourvues d’utilité administrative ou historique conformément à la réglementation en vigueur et rédaction d’un ou plusieurs bordereaux d’élimination.
3. Regroupement des dossiers par thème pour les affaires soldées. Les dossiers courants restent dans les bureaux.
4. Classement des archives à conservation temporaire ou définitive selon le cadre de classement de 1926 pour le classement des dossiers (séries D à T).
5. Rédaction de l’instrument de recherche.
6. Travaux annexes : conditionnement des dossiers en boîtes, cotation des boîtes.

A la fin de la mission de l’archiviste du CDG, la commune dispose :

• D’un inventaire complet des archives classées avec un sommaire, le corps de l’instrument de recherche, puis un index des mots-clés utilisés dans le corps de l’inventaire. Un exemplaire de l’inventaire est également adressé aux archives départementales pour validation dans le respect du contrôle scientifique des archives publiques.
• De la liste ou des listes des archives éliminées (appelées bordereau(x) d’élimination) établis en trois exemplaires par l’archiviste, reprenant le type de documents proposés à la destruction, les dates extrêmes, le volume, les règles de tri. Le bordereau d’élimination doit être soumis à l’approbation du maire puis transmis à la direction des archives départementales pour visa et signature.

Selon la taille de la commune et de ses besoins, un travail de maintenance peut être nécessaire et assuré par l’archiviste du Centre de gestion.